Mehr Aufwendungen bei Auswärtstätigkeiten steuerlich abziehbar

Mehr Aufwendungen bei Auswärtstätigkeiten steuerlich abziehbar

 

 

Viele Arbeitnehmer sind häufig beruflich auswärts tätig - zu Meetings und Fortbildungen in einer anderen Stadt, während der ganzen Woche auf einer auswärtigen Baustelle oder als Fernfahrer im Lkw. Dabei fallen regelmäßig zusätzliche Kosten an, sei es für die Übernachtung, für die Verpflegung oder die Fahrten. Diese Reisekosten können in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen, teilweise jedoch nur in Höhe festgelegter Pauschalen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden.

Höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen
Seit dem 1. Januar 2020 gelten für Verpflegungsmehraufwendungen höhere Pauschalen.

Abwesenheitsdauer 2019 2020
Mehr als 8 Stunden 12 Euro 14 Euro
An- und Abreisetag 12 Euro 14 Euro
Mehr als 24 Stunden 24 Euro 28 Euro

 Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten. Zahlt er mehr als diese Pauschalen, so sind die über den Pauschalen liegenden Beträge grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Diese übersteigenden Beträge kann der Arbeitgeber bis maximal 100 % der steuerfreien Pauschalen mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer pauschal lohnversteuern. Sozialversicherungsbeiträge fallen in diesem Fall nicht an. Gewährt der Arbeitgeber keine steuerfreien Pauschalen oder nur geringere Beträge, kann der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Zu beachten ist allerdings, dass die steuerfreien Pauschalen zu kürzen sind, wenn der Arbeitgeber während der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit gewährt. Sie sind für ein Frühstück um 20 % der Pauschale für eine ganztägige Abwesenheit zu kürzen, für ein Mittag- bzw. Abendessen um 40 % dieser Pauschale, d. h. um 5,60 Euro für ein Frühstück und um 11,20 Euro für Mittag- bzw. Abendessen.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer nimmt vom 13. bis 16. Januar 2020 an einer auswärtigen Fortbildung teil. Der Arbeitgeber erstattet die Kosten für die drei Übernachtungen inklusive Frühstück. Mittags und abends muss sich der Arbeitnehmer selbst verpflegen. Der Arbeitgeber zahlt ihm für die dabei entstehenden Aufwendungen 100 Euro.

Steuerfreie Verpflegungspauschalen:

An- und Abreisetag 2 Tage á 14,00 Euro 28,00 Euro
Abwesenheit über 24 Stunden 2 Tage á 28,00 Euro 56,00 Euro
Zwischensumme   84,00 Euro

Kürzung für Gestellung Frühstück

3 Tage á 5,60 Euro

./. 16,80 Euro
verbleibende steuerfrei Verpflegungspauschalen   67,20 Euro

Die restlichen 32,80 Euro (100 Euro ./. 67,20 Euro) kann der Arbeitgeber pauschal mit 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer versteuern und die Pauschsteuer übernehmen (maximal pauschalierungsfähig sind im Beispiel 84 Euro).

Hinweis: Wenn in den Seminargebühren auch ein Mittagessen enthalten ist, sind die steuerfreien Verpflegungspauschalen zusätzlich um 11,20 Euro je Mittagessen zu kürzen.

Neue Übernachtungspauschale für Fernfahrer

Nachgewiesene Übernachtungskosten können in vollem Umfang vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abgezogen werden. Bei Dienstreisen im Inland kann der Arbeitgeber aber auch ohne Einzelnachweis 20 Euro pauschal erstatten, vorausgesetzt, es sind überhaupt Kosten angefallen. Für Auslandsdienstreisen gelten höhere länderspezifische Pauschalen.

Ab 2020 dürfen auch Fernfahrer bei einer mehrtägigen beruflichen Tätigkeit auf einem Fahrzeug eine Übernachtungspauschale in Höhe von 8 Euro als Werbungskosten geltend machen. Alternativ kann der Arbeitgeber diese steuerfrei erstatten.

(Stand: 03.01.2020)

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